辦公室電話和手機(jī)的使用禮儀

　　人離不開電話，使用電話的語(yǔ)言很關(guān)鍵，它直接影響著一個(gè)公司的聲譽(yù)。通過電話也能粗略判斷對(duì)方的人品、性格，因而，掌握正確的、禮貌待人的打電話方法是非常必要的。本節(jié)將帶你了解打電話的禮儀，掌握接打電話禮儀要求。

　　人離不開電話，每天要接打大量的電話，看起來打電話很容易，對(duì)著話筒同對(duì)方交談，覺得和當(dāng)面交談一樣簡(jiǎn)單，其實(shí)不然。打電話大有講究，打電話的語(yǔ)言很關(guān)鍵，它直接影響著一個(gè)公司的聲譽(yù)，通過電話也能粗略判斷對(duì)方的人品、性格，因而，掌握正確的、禮貌待人的打電話方法是非常必要的。

　　確定合適的時(shí)間。

　　“我想我需要給客戶打個(gè)電話?！?p>　　當(dāng)需要打電話時(shí)，首先應(yīng)確定此時(shí)打電話給對(duì)方是否合適？要考慮此刻對(duì)方是否方便聽電話？因此，打電話有一下要點(diǎn)應(yīng)該注意：避開對(duì)方的吃飯和休息的時(shí)間，一般早晨8點(diǎn)以前，晚上10點(diǎn)以后，給對(duì)方家里打電話是不合適的，除非有緊急的事情。當(dāng)然，當(dāng)對(duì)方有可能非常忙碌的時(shí)候打電話過去，也是不適合的。比如，在對(duì)方出門準(zhǔn)備上班的前幾分鐘打電話，可能會(huì)使對(duì)方遲到，而且工作上的事情，也盡量不要發(fā)的貨到別人家里。如果是打電話到工作單位，最好不要在星期一一大早打過去，因?yàn)椋?jīng)過一個(gè)周末，對(duì)方要處理的公務(wù)也許非常多。當(dāng)然，在對(duì)方快要下班前幾分鐘打電話，也是不太適合的，因?yàn)榭煲掳嗔?，也許有些事情需要處理，處理完后直接回家。如果因?yàn)槟愕碾娫挾⒄`了對(duì)方的私人時(shí)間，也許對(duì)方會(huì)不快樂。一般情況下，也不要為私人的事情打電話到對(duì)方的單位除非對(duì)方不介意。如果因?yàn)樗饺说氖虑榇螂娫挼綄?duì)方的單位，最好問一聲：你現(xiàn)在方便聽電話嗎？而且，即使得到對(duì)方的肯定回答，也盡量要簡(jiǎn)短，因?yàn)檎加脤?duì)方的工作時(shí)間，可能會(huì)影響對(duì)方工作單位正常的業(yè)務(wù)往來。

　　開場(chǎng)白很重要。無論是正式的電話業(yè)務(wù)還是一般交往中不太正式的通話，自報(bào)家門都是必須的，這是對(duì)對(duì)方的尊重，即使是你熟悉的人，也應(yīng)該主動(dòng)報(bào)出自己的姓名，因?yàn)榻与娫挿酵蝗菀淄ㄟ^聲音準(zhǔn)確無誤地確定打電話人的身份。另外，自報(bào)家門還包含著另外一層禮儀的內(nèi)涵，即直接將你的身份告訴對(duì)方，對(duì)方就有是否與你通話的選擇權(quán)。

　　在打電話之前，確定打外線還是內(nèi)線是很重要的，具體的做法是，打外線不認(rèn)識(shí)對(duì)方時(shí)，應(yīng)做詳細(xì)的自我介紹。列如：你好，握手Denny，卡夫卡公司策劃部的設(shè)計(jì)師。如果認(rèn)識(shí)對(duì)方，而且你也有個(gè)好記性，對(duì)方一接聽電話時(shí)就馬上能確定聽話人是誰(shuí)，不妨直接說出這個(gè)人的名字或正確的稱呼。這樣會(huì)使對(duì)方感到被重視的榮幸?？梢赃@么說：王經(jīng)理，您好！我是Denny，卡夫卡公司策劃部的設(shè)計(jì)師。打內(nèi)線，可以有幾種方式，列如：我是Denny，sliver的助理。我是策劃部的Denny。通話盡量簡(jiǎn)單扼要，在做完自我介紹以后，應(yīng)該簡(jiǎn)明扼要地說明通話的目的，盡快結(jié)束交談。因?yàn)椋S意占用對(duì)方的電話線路和工作時(shí)間是失禮行為。在業(yè)務(wù)通話中，一個(gè)電話最長(zhǎng)三分鐘是通行的原則。超過三分鐘應(yīng)改換其他的交流方式。如果估計(jì)這次談話要涉及的問題比較多，時(shí)間較長(zhǎng)，應(yīng)在通話前咨詢對(duì)方此時(shí)是否方便長(zhǎng)談，如果對(duì)方不方便長(zhǎng)談，就應(yīng)該禮貌地請(qǐng)對(duì)方約定下次的通話時(shí)間。

　　要找的人不在時(shí)的處理。

　　電話鈴聲響起，一個(gè)助理接起電話說：“你好，王經(jīng)理不在辦公室?！?p>　　如果你打電話，恰巧要找的人不在，你可以用以下幾種方式：1直接結(jié)束通電，當(dāng)事情不是很緊急，而且自己還有其他聯(lián)系方式的情況下，可以用對(duì)不起，打擾了，再見的話結(jié)束通話。2請(qǐng)教對(duì)方聯(lián)系的時(shí)間或其他可能聯(lián)系的方式，通常在比較緊急的情況下采用，具體的做法是：請(qǐng)問什么時(shí)候再打來比較合適?或我有緊急的事情要找王經(jīng)理，不知道有沒有其他的聯(lián)系方式。不管對(duì)方是否為你提供了其他的聯(lián)系方式，都應(yīng)禮貌地說再見。3請(qǐng)求留言，若要找的人不在，或恰巧不能接聽電話，最好用禮貌的方式請(qǐng)求對(duì)方轉(zhuǎn)告，留言時(shí)要說清楚自己姓名、單位名稱、電話號(hào)碼、回電時(shí)間、轉(zhuǎn)告的內(nèi)容等。在對(duì)方記錄下這些內(nèi)容以后，千萬不要忘記問：對(duì)不起，請(qǐng)問您怎么稱呼。對(duì)方告知后要用筆記錄下來，以備查找。

　　手機(jī)的禮儀。在這個(gè)移動(dòng)時(shí)代，每個(gè)人都少不了在社交場(chǎng)所或者工作場(chǎng)合使用手機(jī)，這已經(jīng)成為禮儀的最大威脅之一，手機(jī)禮儀越來越受到關(guān)注。公共場(chǎng)合，特別是樓梯、電梯、路口、人行道等地方，不可以旁若無人地使用手機(jī)。如果必要使用手機(jī)，應(yīng)該把自己的聲音盡可能地壓低一點(diǎn)，而決不能大聲說話。在會(huì)議中或和別人洽談的時(shí)候，最好的方式是把手機(jī)關(guān)掉，起碼也要調(diào)到震動(dòng)狀態(tài)，這樣即顯示出尊重別人，又不會(huì)打斷發(fā)話者的思路。在會(huì)場(chǎng)上鈴聲不斷，并不能反映你業(yè)務(wù)繁忙，反而顯示出你缺啥修養(yǎng)。

　　沒有使用手機(jī)時(shí)，都要把手放在合乎禮儀的常規(guī)位置，放手機(jī)的常規(guī)位置有隨身攜帶的公文包里，上衣的內(nèi)袋里，但是不要放在手里或是掛在上衣口袋外。開會(huì)的把手機(jī)交給秘書、會(huì)務(wù)人員代管，不要放在桌上，也可以放在不起眼的地方，但不要放在桌上。在一切需要手機(jī)震動(dòng)狀態(tài)或是關(guān)機(jī)的場(chǎng)合，使用手機(jī)接受短信，而且不要在別人能注視到你的時(shí)候查看短信。當(dāng)你使用電話或者手機(jī)開展工作時(shí)，你代表的就是公司的形象，因此，不僅要言語(yǔ)文明，音調(diào)適中，更要讓對(duì)方感受到你的微笑與熱情。