一頁(yè)紙項(xiàng)目管理表格的建立流程

　　第五步，填寫主要任務(wù)。任務(wù)是指完成項(xiàng)目所需要的必須做的事，一般主要任務(wù)最多只能填寫20項(xiàng)，如果過多，則需要拆成不同的項(xiàng)目或子項(xiàng)目去執(zhí)行。例如，在一頁(yè)紙項(xiàng)目管理的協(xié)助下，我們把開發(fā)手機(jī)軟件這樣一項(xiàng)大任務(wù)切分成幾個(gè)小任務(wù)，如確定軟件計(jì)劃，需求分析和定義，軟件設(shè)計(jì)，軟件實(shí)現(xiàn)，軟件測(cè)試，軟件運(yùn)行和維護(hù)等。每項(xiàng)任務(wù)都應(yīng)該明確化，以便和其他任務(wù)區(qū)分開，如果我們連一項(xiàng)任務(wù)在哪里結(jié)束，另一項(xiàng)任務(wù)又是從哪里開始都說不清楚，那么就更沒有辦法分清權(quán)限范圍了。其次，任務(wù)進(jìn)程應(yīng)該具有可測(cè)量性，這樣才能在一頁(yè)紙上記錄下它們的進(jìn)度并作出報(bào)告。項(xiàng)目的每個(gè)報(bào)告期控制兩到三個(gè)任務(wù)是比較合適的，例如開發(fā)手機(jī)軟件的項(xiàng)目需要十個(gè)月，那么大約有二十個(gè)任務(wù)，每個(gè)月報(bào)告兩個(gè)任務(wù)，如果需要十六個(gè)月，那么就約有32個(gè)任務(wù)是比較合適的。從另一個(gè)角度來(lái)說，任務(wù)細(xì)分得太細(xì)也不好，盡量將完成任務(wù)的時(shí)間控制在項(xiàng)目總時(shí)間的一半以內(nèi)。比如說，如果項(xiàng)目周期是半年，也就是6個(gè)月，那么至少要有三個(gè)任務(wù)。

　　第六步，確定子目標(biāo)與主要目標(biāo)的關(guān)聯(lián)關(guān)系。在這一步驟中，要確保任務(wù)清單上的所有任務(wù)完成時(shí)就能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)，當(dāng)檢查任務(wù)和目標(biāo)時(shí)，保證它們相互匹配非常重要，所有任務(wù)都至少對(duì)應(yīng)一個(gè)目標(biāo)，有些任務(wù)可以對(duì)應(yīng)多個(gè)目標(biāo)。例如你有4項(xiàng)子目標(biāo)，13項(xiàng)主要任務(wù)，它們的關(guān)聯(lián)關(guān)系用空心圈來(lái)表示。第1、2、3項(xiàng)主要任務(wù)和第一個(gè)子目標(biāo)“訂單抓取”有著直接關(guān)聯(lián)關(guān)系，于是它們之間的匯合表格子被畫上了空心圈。檢查任務(wù)與目標(biāo)之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，通?？梢园l(fā)現(xiàn)不一致或疏漏問題。這個(gè)過程并不是一次完成就一勞永逸，在構(gòu)建OPPM的過程中，每一步都應(yīng)該重新評(píng)估先前的步驟，并嘗試不斷改進(jìn)，逐一確認(rèn)任務(wù)可能會(huì)揭示遺漏的目標(biāo)，這種漸進(jìn)式的完善將提高計(jì)劃質(zhì)量，也能夠增強(qiáng)OPPM的溝通能力。

　　第七步，確定項(xiàng)目的時(shí)間線。在確定時(shí)間記錄的頻率時(shí)，首先要估算項(xiàng)目總的時(shí)間范圍，然后將時(shí)間線分成可測(cè)量的時(shí)間塊。例如每?jī)芍?、每月、每?jī)蓚€(gè)月、每三個(gè)月等。但是從經(jīng)驗(yàn)看，每月一次的情況是最多的，每個(gè)周期的長(zhǎng)度不一定完全相同，對(duì)于任務(wù)的時(shí)間，必須和每一個(gè)與之有關(guān)并對(duì)此負(fù)責(zé)人的人商量，必須完全征得團(tuán)隊(duì)的同意，讓他們認(rèn)為這樣做是可行的而且他們?cè)敢饴男泻蛯?shí)現(xiàn)它。時(shí)間線一旦確定，就必須嚴(yán)格執(zhí)行。

　　第八步，使任務(wù)和時(shí)間相關(guān)聯(lián)。使任務(wù)和時(shí)間安排相一致或者相關(guān)聯(lián)，首先確定每項(xiàng)任務(wù)所需要的時(shí)間，然后在任務(wù)旁邊的格子里面畫上一個(gè)空圈圈，表示每項(xiàng)任務(wù)的開始、長(zhǎng)度和完成日期。例如，如果任務(wù)所需要的時(shí)間為七個(gè)月，時(shí)間塊按月增量劃分，那么這項(xiàng)任務(wù)的旁邊就會(huì)有七個(gè)圓圈。每完成一項(xiàng)任務(wù)，圓圈將被涂為實(shí)心圓點(diǎn)，。

　　第九步，確定項(xiàng)目成員和工作任務(wù)的關(guān)系。任務(wù)通常只有一個(gè)承擔(dān)者，超過三個(gè)承擔(dān)者的任務(wù)是很少見的，不管每項(xiàng)任務(wù)有幾個(gè)承擔(dān)者，都必須設(shè)定承擔(dān)者之間的優(yōu)先次序，每個(gè)任務(wù)一般只有一個(gè)主要的承擔(dān)者。

　　OPPM上的字母A指明該承擔(dān)者是主要承擔(dān)者，次要承擔(dān)者用B表示，隸屬于次要承擔(dān)者的人則用C表示。如果一位負(fù)責(zé)人對(duì)某項(xiàng)任務(wù)負(fù)有主要責(zé)任，那么橫行和豎行的交叉處就是A，以此類推，次要負(fù)責(zé)人為B，如果還有第三個(gè)負(fù)責(zé)人，那他就是C。誰(shuí)承擔(dān)什么任務(wù)是通過團(tuán)隊(duì)成員之間的協(xié)商確定的。項(xiàng)目經(jīng)理起領(lǐng)導(dǎo)作用，在必要時(shí)進(jìn)行調(diào)解。工作中難免有些人會(huì)抱怨工作量太大或是其他人不配合自己，或是編造其他的借口；還有些人會(huì)責(zé)備別人或是一旦有了錯(cuò)誤就把責(zé)任推到其他人身上。作為項(xiàng)目經(jīng)理，你不能對(duì)此束手無(wú)策，你必須讓項(xiàng)目成員明白，一旦決定承擔(dān)某些任務(wù)，他就要負(fù)責(zé)到底，不管怎樣都不能找借口或有任何怨言。

　　第十步，記錄沒辦法用時(shí)間標(biāo)記的任務(wù)。在一頁(yè)紙項(xiàng)目管理中，每項(xiàng)任務(wù)總會(huì)有幾個(gè)部分在時(shí)間線上難以做出定量分析，在項(xiàng)目中，有些任務(wù)可能貫穿始終，可能與第三方有關(guān)，但卻無(wú)法跟隨整個(gè)項(xiàng)目的時(shí)間線。例如“可用性測(cè)試滿意度最終達(dá)到90%”，那么就記錄在下表的位置，同樣，你需要負(fù)責(zé)人對(duì)此負(fù)責(zé)。

　　第十一步，記錄成本。預(yù)算與在其上方的目標(biāo)日期這兩者之間并沒有直接聯(lián)系，事實(shí)上，預(yù)算是被孤立地放在那里的，目的只是讓管理者能夠迅速了解特定時(shí)間里的預(yù)算是多少，預(yù)算的處理很簡(jiǎn)單，它使用條形圖表示，簡(jiǎn)單直接，預(yù)算的每個(gè)部分都有一個(gè)條形圖，當(dāng)一個(gè)部分在預(yù)算內(nèi)時(shí)，用綠色表示，當(dāng)超預(yù)算但可修復(fù)時(shí)，用黃色表示，當(dāng)超預(yù)算且不可修復(fù)時(shí)，用紅色表示。這一步工作應(yīng)該和會(huì)記部門一起來(lái)畫這些線條以確保這些資料的準(zhǔn)確無(wú)誤。

　　最后一步，寫下摘要和下一步計(jì)劃。中央矩陣的最下方，寫入本次OPPM的摘要和下一步行動(dòng)計(jì)劃或項(xiàng)目發(fā)展預(yù)測(cè)，摘要是用來(lái)向管理者解釋那些沒有在項(xiàng)目管理者的一頁(yè)紙里說清楚的事，回答在一頁(yè)紙中所暴露的問題，而不是解釋圖表本身。如為什么工作落后于安排？為什么超出了預(yù)算？為什么這個(gè)圓圈沒有畫在它該畫的地方？為什么那條線是黃的而不是綠的？在回答了這些問題后，就要說清楚下一步的工作預(yù)測(cè)與計(jì)劃，這里要盡量做到簡(jiǎn)潔而全面，通過以上進(jìn)度，預(yù)計(jì)什么時(shí)候可以完工？可能造成什么樣的項(xiàng)目影響？處理完初始表格就需要在項(xiàng)目進(jìn)行過程中對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)施跟進(jìn)了。