有效時間管理四步驟

　　管理大師德魯克發(fā)現，想要有效管理時間，可通過四步驟：1.詳細記錄時間運用情形。2.系統(tǒng)化管理時間。3.找出完整的時間區(qū)塊。4.重要的事情最優(yōu)先，一次只做一件事。

　　在總裁辦公室里，一位企業(yè)顧問問總裁:“您的時間安排情況是怎樣的。”

　　總裁：“我的時間就分成三個部分，高層主管、重要客戶和小區(qū)活動?！?p>　　顧問：“我來看看事實是不是這樣?！庇谑蔷湍闷鹈貢涗浀目偛萌粘坦ぷ鞅砜?。

　　“根據記錄，您的時間并不在你所說的三部分事情中，您大部分的時間都是在擔任調度者的角色，追蹤熟悉客戶的訂單，然后不斷打電話到工廠要求工廠處理訂單?！?p>　　總裁：“啊……怎么會呢？我記得不是這樣的啊?！?p>　　這就是總裁自我感知和實際情形的落差，因此，企業(yè)顧問建議總裁進一步記錄自己真實的時間運用情形。

　　管理者不一定要親自記錄，最好是交給秘書或者助理完成，重點是要切實記錄下來，而且要當場記下來，不要事后憑記憶記錄，至少每年要有兩次，每次持續(xù)3-4周地執(zhí)行這項記錄工作，這樣管理者才能反復思考自己的時間支配情形，重新思索和安排自己的行程。

　　完成時間記錄后，進入第二步驟，系統(tǒng)化的時間管理。德魯克指出，管理者必須從記錄中找出沒有生產力的活動，并且盡可能避免，這就要管理者自問這些問題了：1.如果不做這些事情會怎么樣？如果回答是不會怎么樣，那就應該停止浪費時間在沒有任何成果的事情上。有些人之所以忙，是因為他們從不錯過任何事情，要學會拒絕這些事情。2.在時間記錄上所以有活動中，哪一項是可以交給其他人完成，而且就算沒能做得更好，也可以做得一樣好的？這就是授權的問題，把事情授權給合適的人去做，管理者把省下來的時間去做更重要的事情。3.在你所做的事情中，哪些事浪費了你的時間或者你的下屬或者同事的時間，但是對你的效能是毫無貢獻的，管理者固然可以排出浪費自己時間的活動，但是有些時候，這些事卻是在浪費別人的時間。例如，有些會議是很浪費時間的，但是你還是要求所有下屬參與。系統(tǒng)化管理時間就是要經常問自己這三個問題，毫不客氣地刪除那些浪費時間的事情。

　　管理者管理時間的第三步是要找出一段完整的時間，專心地完成重要的事，有些管理者會選擇一周在家工作一天，有效些管理者會一周內安排半天時間專門用來處理這重要事務，還有的管理者每天早起，安排90分鐘在家工作，然后再準時上班，一般而言早起工作比晚上把工作帶回家更有效率。因為忙碌了一天的管理者，到晚上通常已經累得無法把工作做好了。德魯克指出，有效的管理者永遠都會控制自己的時間，不但會連續(xù)記錄日志，定期分析，還會為重要活動設定最后完成期限，以了解時間是否在掌控范圍內。

　　接下來就是做出成果和有所貢獻，德魯克指出，獲得效能的秘訣，便是專注，也就是重要的事情擺在第一，而且一次只做一件事。找出優(yōu)先完成的重要事項，其實很容易，管理者之所以沒辦法集中精力，困難在于找出哪些是次要的事，決定不了哪些事情不要做，怎么辦呢？其實，到了執(zhí)行階段，決定事情該做與否，需要的不是分析，而是勇氣和決心這才是領導力的表現。